Ik ben professioneel probleem-oplosser
Stafafdeling
Managementassistent (32-36 uur)
Ben jij een echte multitasker met een passie voor organiseren en ondersteunen? Wil jij jouw organisatorische talenten inzetten om drie managers van het buurtteam Amsterdam Zuidoost optimaal te ondersteunen? Dan is de functie van Managementassistent bij ons Buurtteam precies wat jij zoekt!
Als Managementassistent ben je een centrale spil in het efficiënt laten verlopen van de dagelijkse processen. Je biedt ondersteuning op verschillende locaties. Je werkzaamheden zijn breed en gevarieerd, en je speelt een cruciale rol in het soepel laten verlopen van het werk van de managers en het team.
Dit ga je doen
Als Managementassistent zorg jij ervoor dat alles op rolletjes loopt. Van het beheren van de agenda’s van de managers tot het organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten: jouw dagen zijn dynamisch en gevarieerd. Je bent vaak op meerdere locaties te vinden en vormt de verbindende schakel tussen managers, het team en externe partijen. Hieronder vind je een duidelijke opsomming van jouw verantwoordelijkheden.
Agendabeheer
Je plant en beheert de agenda’s van de managers, zowel voor interne als externe afspraken. Jij zorgt voor een overzichtelijke indeling van hun tijd, waarbij je ruimte maakt voor overleggen, vergaderingen en andere belangrijke afspraken. Je communiceert met externe partijen en zorgt ervoor dat alles goed wordt ingepland en bevestigd. Ook voor eventuele last-minute wijzigingen kun je snel schakelen.
Notuleren en verslaglegging
Tijdens de vergaderingen maak je een notulen/actie- en besluitenlijst en zorgt ervoor dat deze snel en accuraat worden verspreid. Je bewaakt de follow-up van actiepunten en zorg dat alle taken op tijd worden uitgevoerd.
Organiseren van evenementen en bijeenkomsten
Van teamuitjes tot interne overleggen en trainingen: jij zorgt ervoor dat alle details geregeld zijn; van locatie, lunches, uitnodigingen tot de logistieke afhandeling.
Sollicitatiegesprekken
Je plant sollicitatiegesprekken voor nieuwe medewerkers, verstuurt uitnodigingen en beheert de planning in overleg met de managers. Je zorgt ervoor dat alle sollicitatiegegevens correct worden verwerkt in het systeem en houdt het overzicht van alle sollicitanten bij. Daarnaast wijs je de managers actief op nieuwe sollicitanten en zorgt ervoor dat alles tijdig geregeld is.
Vergader- en evenement coördinatie
Je regelt de praktische zaken rondom vergaderingen, team overleggen en evenementen, zoals het reserveren van vergaderruimtes, het organiseren van de benodigde faciliteiten en het versturen van uitnodigingen. Jij zorgt ervoor dat alle managers op de hoogte zijn van de overleggen en dat alles soepel verloopt.
Inplannen van voortgangs- en functioneringsgesprekken
Je plant de voortgangsgespreken en functioneringsgesprekken voor de teams van de managers, waarbij je de juiste tijdstippen afstemt en de betrokkenen informeert.
Ad-hoc taken
Je handelt verschillende ad-hoc verzoeken af die van de managers of het team komen. Dit kunnen uiteenlopende zaken zijn, variërend van het regelen van last-minute overleggen tot het verzorgen van administratieve zaken.
Je leest het al, we zoeken een echte regelkampioen mét een warm hart voor het sociaal domein.
Wie ben jij?
Je behoudt moeiteloos het overzicht, ook als er veel op je bord ligt. Je bent communicatief sterk, werkt proactief en zelfstandig, en je krijgt energie van werken op verschillende locaties en in een omgeving die altijd in beweging is. Je hebt mbo/hbo werk- en denkniveau. Verder heb je ruime ervaring in een ondersteunende rol en met agendabeheer en het plannen van interne en externe afspraken. Je bent bereid om je werkdagen te verdelen over de drie hoofdlocaties van de managers voor de interactie met de managers en teams.
Pluspunten van de functie
-
Salaris: een bruto basissalaris tussen € 2.805,- en € 4.188,- (als je fulltime werkt) in schaal 6 volgens CAO-Sociaal Werk met een gunstige reiskosten-, pensioen- en ziektekostenregeling. Daarnaast ontvang je een Individueel Keuzebudget van minimaal 17,16% met daarin de eindejaarsuitkering van 8,3%, het vakantiegeld, een bijdrage ziektekostenverzekering en de mogelijkheid verlof te kopen.
-
Werksfeer: Bij B&A hechten wij veel waarde aan een open en prettige werksfeer. We werken in een gelijkwaardige, inclusieve en informele sfeer samen.
-
Vrijetijd: Je hebt recht op 170 uur verlof op fulltime basis en (afhankelijk van je leeftijd) vitaliteitsuren.
-
Trainingen en opleidingen: Zowel vakinhoudelijk als persoonlijk bieden we ruimte voor groei en ontwikkeling. Denk aan het volgen van bijeenkomsten, opleidingen, trainingen en cursussen. Bovendien blijf je vitaal en vakbekwaam met je eigen Loopbaanbudget.
-
Doorgroeimogelijkheden: B&A biedt naast de functie bij het Buurtteam in Amsterdam Zuidoost, ook functies bij andere projecten. Mooi om persoonlijk en professioneel verder door te groeien.
-
Extraatjes: Je kan met korting fitnessen of een (elektrische) fiets aanschaffen en je bent van harte welkom bij feestelijke borrels en evenementen en leerzame bijeenkomsten. Natuurlijk ontvang je een mobiele telefoon en laptop voor zakelijk gebruik.
Hier ga je werken
De functie voer je uit bij het Buurtteam Amsterdam Zuidoost, onderdeel van B&A. Het Buurtteam Amsterdam Zuidoost is een laagdrempelige plek waar Amsterdammers met al hun vragen over zorg, wonen, gezondheid, werk, geld, ontmoeten of veiligheid terecht kunnen.
Buurtteam Amsterdam Zuidoost is onderdeel van B&A, een organisatie die door heel Nederland actief is en verschillende advies- en uitvoeringsopdrachten uitvoert in het sociaal domein.
Noot aan externe bureaus: wij waarderen jullie wens om mee te helpen met het vinden van de juiste kandidaat. Toch kiezen wij ervoor om de vacature zelf te vervullen.
Reageren kan t/m zondag 12 januari 2025
Solliciteer direct
Over Buurtteam Amsterdam Zuidoost
Werken bij het Buurtteam Amsterdam Zuidoost betekent dat je bijdraagt aan het leven van een ander. Je helpt bewoners groeien, maar je gaat hoe dan ook zelf ook persoonlijke groei ervaren. Verder zijn we ondernemend, gedreven en oplossingsgericht. We steunen elkaar, spreken onze waardering uit en we zijn trots op onze diversiteit.
Door onze sterke saamhorigheid en gedeelde verantwoordelijkheid vormen we een hechte community met elkaar en met de bewoners. Dit maakt Buurtteam Amsterdam Zuidoost niet alleen een werkplek, maar een gemeenschap waarin je leeft, lacht en groeit. We staan zij aan zij met de buurt, ondanks de soms harde realiteit.
Het sollicitatieproces
01
Jij solliciteert
Als jij solliciteert op één van onze vacatures, bekijken wij jouw sollicitatie zorgvuldig én met aandacht. Binnen een week ontvang je via e-mail een reactie van ons.
02
Je wordt gebeld
Als er nog vragen zijn of onduidelijkheden over jouw sollicitatie dan wordt je gebeld door onze recruiter of de leidinggevende.
03
Een uitnodiging volgt
We nodigen je uit voor een eerste gesprek. Als we denken dat deze functie minder bij je past, kijken we of er andere boeiende vacatures zijn die je misschien leuk vindt.
04
Elkaar in het echt ontmoeten
Tijdens het eerste gesprek leren we elkaar beter kennen. We zijn benieuwd naar jouw kennis, ervaring en vaardigheden en delen alle ins en outs van de functie. Jij mag ons ook het hemd van het lijf vragen. Wij vinden het belangrijk dat de rol helemaal bij je past. Want als jij lekker functioneert en blij bent, hebben wij er een top collega bij!
05
Een opdracht of assessment
Voor sommige functies werken we met een businesscase of assessment. Hierin kun je jouw expertise en manier van werken laten zien, zodat we samen kunnen beoordelen of deze functie een goede stap voor je is. We overvallen je hier uiteraard niet mee en informeren je er, indien het van toepassing is, verder over tijdens het kennismakingsgesprek.
06
Het tweede gesprek
Voelt het aan beide kanten goed? Dan nodigen we je uit voor een tweede gesprek. Hier gaan we dieper in op de functie, het team en jouw rol. Als je een opdracht hebt gedaan, bespreken we de resultaten.
07
Arbeidsvoorwaardengesprek
Meestal zijn twee gesprekken genoeg om te bepalen of we een match zijn. Als dat zo is, doen we je een aanbod met een passend salaris en bespreken onze arbeidsvoorwaarden. Soms vragen we naar referenties die positieve en relevante feedback kunnen geven over jou als persoon en hoe je werkt.
08
